Hvordan overvinne dine virtuelle begivenheter
Virtuelle arrangementer har vært et flott verktøy for å hjelpe oss med å holde kontakten i 2020, og det er ingen tvil om at de er kommet for å bli. De har gitt en solid plattform for bedrifter over hele verden for å fortsette å gjøre forretninger, når mange ikke en gang var i stand til å forlate hjemmene sine. Virtuelle arrangementer er snille mot miljøet, enkle å måle, billigere enn fysiske arrangementer, mer fleksible og har en virkelig global rekkevidde. Men selvfølgelig, som med alle arrangementer, kommer de ikke uten sine utfordringer.
Fra direktesending til å navigere i forskjellige tidssoner, vi har satt sammen noen vanlige utfordringer med virtuelle hendelser og hvordan du kan overvinne dem.
Hvordan få tradisjonelle kaffepause/nettverksøkter til å fungere virtuelt
Mange arrangører mener at virtuelle kaffepauserom er en god løsning på dette problemet, men ikke alle ting som fungerer for fysiske arrangementer bør replikeres på nettet. Vår erfaring er at delegater som har en hel dag fullpakket med nettstrømmer og økter, heller vil bruke disse pausene for å ha en 10 minutters pause unna skjermen. En god måte for delegatene å bli virtuelt kjent med hverandre er gjennom nettkonkurranser, gamification-quizer eller spill med premier. For eksempel har vi jobbet med virtuelle arrangementsarrangører før for å lage en aktivitetsfeed der delegatene kan dele bilder fra hjemmekontoret deres, alt fra hunden deres, den beste julepynten på treet deres til favorittkaffekruset deres. Å dele de små personlige informasjonene kan gjøre samtalen avslappet og få folk til å bli med og nettverk.
Hvordan kommersialisere virtuelle arrangementer
Kommersialisering av virtuelle arrangementer er en kamp for mange arrangører fordi de føler at de ikke kan ta de samme inngangsavgiftene som et fysisk arrangement tillater. En av de store fordelene med virtuelle arrangementer er imidlertid at den totale rekkevidden er langt bedre og det er ofte ingen grense for antall personer som kan bli med på arrangementet. På samme måte som du vil selge billetter til et live-arrangement, kan det samme gjøres for virtuelle arrangementer. Hvis du har et rikt innholdsprogram og mange muligheter for nettverksbygging og å gjøre forretninger, er det ingen grunn til at folk ikke vil betale for en billett til et virtuelt arrangement, akkurat som de ville gjort med et live.
Hvordan navigere i strømming og det tekniske aspektet ved arrangementet
Det tekniske aspektet ved virtuelle arrangementer kan være stressende for arrangører som ikke er vant til å organisere arrangementer utelukkende online. Hvis det er noe du ikke bør spare penger på, er det å sørge for at du har nok teknikere og en god prosjektleder som kan hjelpe deg og veilede deg på veien. Du må lære opp foredragsholdere i hvordan du presenterer virtuelt og sørge for at det finnes reservealternativer hvis en høyttaler mister forbindelsen, eller det må være en rask endring av agendaen. Det er fornuftig å ha noen der som støtter deg og sørger for at alt går greit på arrangementsdager.
Hvordan nå delegater i forskjellige tidssoner
På grunn av den nåværende pandemien har mange globale selskaper måttet flytte verdenskonferansene sine på nett, siden det rett og slett ikke er mulig for folk å flytte mellom land akkurat nå. For arrangører som prøver å kopiere sin verdenskonferanse virtuelt, kan problemet med tidssoner by på noen utfordringer, men det er flere løsninger på dette problemet. En løsning er å lage flere konferanser og tilpasse dem til ulike tidssoner til deltakerne, ved å gjøre dette kan du gi mer lokal oppmerksomhet og innhold til arrangementet enn om det var globalt og hvis du har et selskap spredt ut i Europa, USA og Canada som trengte å dekke ulike emner angående deres region eller demografi, dette ville fungere bra. Alternativt kan du ha noen økter forhåndsinnspilt, noen som strømmer over hele verden på et tidspunkt om dagen som passer for alle deltakerne sammen med en lokal agenda for å skreddersy arrangementet for de spesifikke regionene.
Selv om virtuelle hendelser kan virke utfordrende hvis du aldri har organisert dem før, finnes det alltid løsninger på selv de mest utfordrende problemene som dukker opp.
