Hvordan organisere en virtuell begivenhet i forskjellige tidssoner
En av de store fordelene med virtuelle arrangementer er muligheten for globalt spredte grupper av mennesker til å møtes, dele og samarbeide.
De sikrer at folk kan fortsette å møtes og gjøre forretninger uansett hvor de er i verden, noe som gjør dem rimeligere enn fysiske arrangementer, enklere å måle og mer fleksible.
Den globale pandemien har vært et godt eksempel på hvordan virtuelle arrangementer virkelig kan komme til sin rett, og vi har jobbet med mange arrangører for å gjenskape deres verdenskonferanse virtuelt på grunn av gjeldende restriksjoner på reiser.
For de av dere som prøver å lage en verdenskonferanse på nettet, er jeg sikker på at spørsmålet om tidssoner har bydd på noen utfordringer.
Hvordan sikrer du at innholdsprogrammet ditt er tilgjengelig for alle uansett hvilken tidssone de befinner seg i? Og hvordan lager du virtuelle nettverksaktiviteter som passer for de som akkurat våkner eller de som skal legge seg? Vi har satt sammen noen enkle tips for å hjelpe deg.
Lag flere versjoner av arrangementet ditt
En løsning er å lage flere konferanser og tilpasse dem til ulike tidssoner for deltakerne.
Ved å gjøre dette kan du gi mer lokal oppmerksomhet og innhold til arrangementet enn om det var globalt.
Hvis du har et selskap spredt i Europa, USA og Canada som trengte å dekke ulike emner angående deres region eller demografi, ville dette fungere bra.
Vi gjorde nylig dette til Maine Public Health Associations årlige konferanse. Sjekk ut casestudien .
Vurder et Simulive-oppsett
Simulive oppsett involverer streaming av forhåndsinnspilte videoer som om de var live-økter og blir et stadig mer populært valg for virtuelle arrangementsarrangører.
Ved å bruke simulive kan den samme konferansen ha noen delte live-økter og noen økter som sendes til forskjellige tider for forskjellige tidssoner, med det samme innholdet i direktestrømmen.
Lag en "live" plattform
Å holde delegater engasjert gjennom en virtuell begivenhet kan være nøkkelen til suksessen, og en god måte å gjøre dette på for å appellere til deltakere i forskjellige tidssoner er å holde plattformen live mens øktene dine er forhåndsinnspilt.
Delegater kan da få tilgang til en rekke engasjementsverktøy når de passer. Populære funksjoner på liveplattformen inkluderer bildevegger for delegater å legge ut, like og kommentere, gamification, 1-2-1 videosamtaler mellom deltakere, utstillere og foredragsholdere, privat meldings- og chat-funksjonalitet og grupperom for gruppesamtaler.
Tilby umiddelbare opptak
Til slutt, vurder å gjøre alle økter umiddelbart tilgjengelige som opptak, slik at de som ikke kan bli med live kan ta igjen så snart de er tilgjengelige.
Dette er en flott måte å gi ekstra verdi til deltakerne og har vist seg vellykket for mange arrangører vi har jobbet med.
Hvis du organiserer et virtuelt arrangement i forskjellige tidssoner og leter etter litt hjelp eller inspirasjon, kontakt oss for å se hvordan vi kan hjelpe deg.
